Wat moet er op een factuur staan? De verplichte gegevens op een rij

Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?

Negen: je bedrijfsnaam en adres, je btw-nummer, je KvK-nummer, de naam en het adres van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de datum van de levering, een omschrijving van wat je geleverd hebt, en het bedrag met het btw-tarief en het btw-bedrag apart.

Wat moet er extra op als je de btw verlegt?

Het btw-nummer van je klant en de letterlijke tekst "btw verlegd". Zonder die vermelding is de verlegging formeel niet toegepast en kan de Belastingdienst de btw alsnog bij jou naheffen.

Verleggen komt in de bouw veel voor: werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer, dan bereken je geen btw maar verleg je die naar hem. Jij zet geen btw op de factuur, hij geeft het aan.

De valkuil is dat mensen denken dat het genoeg is om geen btw te rekenen. Dat is het niet. De vermelding is onderdeel van de eis, en het btw-nummer van je klant ook — want daarmee toon je aan dat hij een ondernemer is.

Btw verlegd
Btw-nummer opdrachtgever: NL123456789B01

Wat is er anders in België?

De verplichte gegevens komen grotendeels overeen, maar België schrijft bij verlegging en bij het verlaagde tarief een exacte tekst voor. Die tekst is in 2022 en 2023 gewijzigd, dus oude voorbeelden op internet kloppen vaak niet meer.

Bij medecontractant (de Belgische verlegging) moet er sinds 2023 een tekst op die niet alleen de verlegging noemt, maar de klant ook wijst op zijn eigen verantwoordelijkheid om bezwaar te maken als hij vindt dat de regeling niet van toepassing is.

Bij het verlaagde tarief van 6% voor renovatie aan woningen ouder dan een bepaald aantal jaren geldt eveneens een voorgeschreven verklaring op de factuur. Ook die is aangepast: de klant hoeft niet meer vooraf een attest te ondertekenen, maar de tekst op de factuur is juist wél verplicht geworden.

Hoelang moet je een factuur bewaren?

Zeven jaar, in Nederland én België. Voor facturen die betrekking hebben op onroerend goed geldt in Nederland tien jaar. Die termijn begint te lopen na het jaar waarin de factuur is gemaakt.

Deze bewaarplicht heeft een gevolg dat veel ondernemers verrast: als een klant vraagt om al zijn gegevens te wissen, mag je de facturen niet weggooien. De privacywet erkent dat zelf — het recht op vergetelheid geldt niet voor zover je een wettelijke plicht hebt.

Praktisch betekent het: je wist het klantdossier, de notities en de correspondentie, maar de facturen blijven staan met de naam en het adres die erop horen. Dat is geen weigering maar een uitleg die je aan je klant kunt geven.

Mag een factuur digitaal?

Ja, een pdf per mail is een geldige factuur. Wel geldt sinds 2026 in België voor onderlinge facturen tussen ondernemers een verplichting tot gestructureerde e-facturatie via Peppol; een pdf volstaat daar dan niet meer.

Het verschil is belangrijk. Een pdf is een afbeelding van een factuur: mensen kunnen hem lezen, software niet. Een gestructureerde e-factuur is een bestand dat de boekhouding van je klant automatisch kan inlezen.

In Nederland is dat voorlopig alleen verplicht bij facturen aan de overheid. Voor onderlinge facturen tussen bedrijven wordt het binnen enkele jaren verwacht. Werk je in België of voor Belgische opdrachtgevers, dan speelt het nu al.

Veelgestelde vragen

Mag je een factuur sturen zonder KvK-nummer?

Alleen als je niet ingeschreven hoeft te staan bij de Kamer van Koophandel. Ben je dat wel, dan is het nummer verplicht op je factuur. Het ontbreken ervan is een van de meest voorkomende gebreken op zelfgemaakte facturen.

Wat als je een fout ontdekt op een verstuurde factuur?

Pas hem niet aan. Maak een creditfactuur die de oude tegenboekt en stuur daarna een nieuwe. Een verstuurde factuur achteraf wijzigen levert twee versies van hetzelfde nummer op, en dat is precies wat bij een controle opvalt.

Moet het btw-bedrag apart op de factuur?

Ja. Het bedrag exclusief btw, het tarief, het btw-bedrag en het totaal moeten alle vier zichtbaar zijn. Alleen een totaalbedrag met "inclusief btw" erbij is niet voldoende.

Hoe snel moet je een factuur versturen?

Uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je geleverd hebt. Lever je in maart, dan moet de factuur er uiterlijk 15 april zijn. In de praktijk is eerder beter: hoe verser het werk, hoe sneller er betaald wordt.

Mag je een factuur in een andere taal sturen?

Ja. De Belastingdienst kan wel een vertaling vragen bij een controle. Werk je voor Duitse of Franse klanten, houd er dan rekening mee dat de verplichte vermeldingen ook in die taal correct moeten zijn.