Offerte maken in Excel: wanneer het prima is en wanneer het je geld kost

Is een offerte in Excel toegestaan?

Ja. Er is geen enkele wettelijke eis aan de vorm van een offerte. Een offerte is een aanbod; je mag hem in Excel maken, in Word, met de hand schrijven of mondeling doen. Pas bij de factuur stelt de wet eisen.

Dat onderscheid is belangrijk en wordt vaak door elkaar gehaald. Een factuur moet aan een lijst voorwaarden voldoen — btw-nummer, factuurnummer, datum, btw-tarief. Een offerte niet.

Wel geldt: zodra de klant je offerte accepteert, is er een overeenkomst. Wat er in die offerte staat, is dan bindend. Daarom is het verstandig om er altijd bij te zetten hoelang hij geldig is en wat er niet in zit.

Wanneer begint Excel geld te kosten?

Op vier momenten: als je prijzen wijzigen, als je meer dan een paar offertes per week maakt, als je niet meer weet wat er openstaat, en als er een rekenfout in slipt. Die laatste is de duurste.

Die laatste is geen theorie. Een rij toevoegen onderaan een tabel waarvan de somformule tot de rij erboven loopt, is de meest gemaakte fout in Excel. Je ziet het niet, want er staat gewoon een getal.

Wat kun je in Excel oplossen en wat niet?

Rekenen en opmaak los je prima op in Excel. Wat je er niet in oplost is het bijhouden van wat er openstaat, weten of de klant je offerte heeft gelezen, en voorkomen dat een oud sjabloon nog rondzwerft.

Als je in Excel blijft, is dit het minimum dat je regelt:

1. 1Eén sjabloon op één plek, met een datum in de bestandsnaam. Zo zie je meteen of je een oude versie open hebt.
2. 2Beveilig de cellen met formules, zodat je ze niet per ongeluk overschrijft met een getal.
3. 3Zet de som over een bereik dat ruimer is dan je tabel, bijvoorbeeld tot rij 200. Dan blijft hij kloppen als je regels toevoegt.
4. 4Houd een apart tabblad bij met verstuurde offertes, datum en status. Dit is het tabblad dat iedereen bedoelt te maken en niemand bijhoudt.

Wat levert offertesoftware op wat Excel niet kan?

Drie dingen die in Excel principieel niet kunnen: zien of de klant je offerte geopend heeft, automatisch een herinnering krijgen als een offerte stilstaat, en met één knop van offerte naar factuur.

Dat eerste verandert hoe je opvolgt. Een klant die je offerte drie keer heeft bekeken, twijfelt over de inhoud. Iemand die hem nooit opende, is hem kwijt. Dat zijn twee verschillende gesprekken, en in Excel weet je het verschil niet.

Het tweede is saai maar levert het meeste op. Niet omdat opvolgen moeilijk is, maar omdat eraan denken dat wel is.

Het derde scheelt vooral fouten. Bedragen overtypen van een offerte naar een factuur gaat negentien keer goed en de twintigste keer niet, en dan staat er een verkeerd bedrag op een document dat de Belastingdienst zeven jaar bewaart.

Wanneer is overstappen het waard?

Als je meer dan vijf offertes per week maakt, of als je in het afgelopen halfjaar minstens één opdracht bent misgelopen doordat je te laat opvolgde. Onder die grens is Excel gewoon goed genoeg.

Dat is een eerlijke grens, ook al verkopen wij software. Voor een zzp’er met twee offertes per maand is een abonnement zonde van het geld; het gereedschap moet passen bij wat je doet.

Reken het eens door voor jezelf: hoeveel offertes verstuurde je vorig kwartier, en van hoeveel weet je nog precies wat de status is? Als het antwoord op die tweede vraag "de meeste wel" is, zit je goed. Zo niet, dan is dat het echte signaal — niet het aantal.

Veelgestelde vragen

Moet een offerte aan wettelijke eisen voldoen?

Nee. Er zijn geen vormvereisten voor een offerte. Wel is hij bindend zodra de klant hem accepteert, dus zet er altijd bij hoelang hij geldig is en wat er niet bij inbegrepen is.

Hoe lang moet een offerte geldig zijn?

Dat bepaal je zelf. Dertig dagen is gebruikelijk. Bij werk met materiaal waarvan de prijs schommelt — hout, staal, isolatie — kiezen veel vakmensen veertien dagen, zodat een prijsstijging niet voor hun rekening komt.

Mag je een offerte intrekken?

Zolang de klant hem niet heeft geaccepteerd wel, tenzij je er zelf een termijn bij hebt gezet waarbinnen hij geldig is. Na acceptatie is er een overeenkomst en kun je er niet zomaar onderuit.

Moet btw op een offerte staan?

Het hoeft niet, maar doe het wel. Bij particulieren vermeld je bedragen inclusief btw; die vergelijken op wat ze betalen. Bij bedrijven exclusief, met het btw-bedrag apart. Het verschil niet duidelijk maken is een van de meest voorkomende oorzaken van gedoe achteraf.

Is gratis offertesoftware een goed idee?

Kijk waar de grens zit. Gratis varianten beperken meestal het aantal offertes per maand, zetten hun eigen logo op je document, of laten je niet bij je gegevens als je stopt. Dat laatste is het belangrijkste om vooraf te controleren.