Werkbon maken: wat erop hoort en waarom digitaal sneller betaald wordt

Wat hoort er op een werkbon?

De datum, wie er was, welk werk is uitgevoerd, hoeveel uur, welk materiaal is gebruikt, en een handtekening van de klant. Meer is zelden nodig; minder maakt hem waardeloos als bewijs.

Is een werkbon verplicht?

Nee, wettelijk is een werkbon nergens verplicht. Hij is er in jouw belang: bij een geschil over uren, materiaal of kwaliteit is het het enige stuk waarmee je kunt aantonen wat er is afgesproken en gedaan.

Bij werk voor een vaste prijs kun je hem soms overslaan. Bij nacalculatie, servicewerk of storingen niet: dan is de werkbon de basis van je factuur, en zonder handtekening staat die factuur op losse schroeven.

Waarom wordt een digitale werkbon sneller betaald?

Omdat hij dezelfde dag bij de klant is, met handtekening en al. Een papieren bon ligt eerst een week in de bus, wordt overgetypt, en de factuur volgt weken later — tegen die tijd weet niemand meer waar het over ging.

Het effect zit in twee dingen. Ten eerste de snelheid: hoe verser het werk in het geheugen, hoe minder vragen bij de factuur. Ten tweede het overtypen: elke keer dat iemand uren en materiaal overneemt van papier naar een factuur, komt er een fout bij.

• De klant tekent op je telefoon of tablet, op locatie.
• Hij krijgt de bon meteen per mail — dat voorkomt de discussie een maand later.
• De uren en het materiaal staan al klaar voor de factuur, zonder overtypen.
• Foto’s kunnen erbij. Bij herstelwerk is een foto vooraf meer waard dan drie regels uitleg.

Wat doe je als de klant er niet is?

Maak de bon toch op, noteer dat de klant niet aanwezig was, en stuur hem dezelfde dag digitaal met het verzoek te reageren als er iets niet klopt. Zonder handtekening is dat het beste bewijs dat je kunt krijgen.

Zet er een korte termijn bij: "laat het me binnen vijf werkdagen weten als er iets niet klopt". Wie niet reageert, heeft het stilzwijgend geaccepteerd — en dat is aanzienlijk sterker dan helemaal niets.

Foto’s zijn hier het waardevolst. Bij werk dat straks niet meer te zien is — onder een vloer, achter een wand, in een kruipruimte — is een foto met datum het enige bewijs dat overblijft.

Hoelang bewaar je werkbonnen?

Zolang de factuur die erop rust: zeven jaar. Een werkbon hoort bij je administratie en kan bij een controle worden opgevraagd om te onderbouwen wat je hebt gefactureerd.

Praktisch betekent dat: een schoenendoos met bonnen is geen archief. Digitaal opslaan bij de klus zelf scheelt niet alleen ruimte maar zorgt ook dat je de bon terugvindt als je hem nodig hebt — en dat is precies op het moment dat er discussie is.

Veelgestelde vragen

Mag een klant weigeren te tekenen?

Ja. Noteer dat dan op de bon, met de reden als hij die geeft, en stuur hem dezelfde dag digitaal na. Weigeren te tekenen is geen weigering te betalen — maar het is wel een signaal om meteen op te volgen.

Is een digitale handtekening rechtsgeldig?

Voor een werkbon is een handtekening op een scherm ruim voldoende. Voor zwaardere overeenkomsten gelden strengere eisen, maar bij het bevestigen van uitgevoerd werk speelt dat niet.

Wat is het verschil tussen een werkbon en een factuur?

Een werkbon legt vast wat er is gedaan; een factuur vraagt om betaling. Aan een factuur stelt de wet eisen, aan een werkbon niet. In de praktijk is de bon de onderbouwing van de factuur.

Moet er btw op een werkbon?

Dat hoeft niet — de btw hoort op de factuur. Zet je toch bedragen op de bon, maak dan duidelijk of het inclusief of exclusief is, anders levert dat verwarring op bij de factuur.

Kun je een werkbon achteraf aanpassen?

Een getekende bon pas je niet aan. Klopt er iets niet, maak dan een nieuwe met een verwijzing naar de eerste en leg uit wat er is gewijzigd. Achteraf wijzigen ondergraaft precies de bewijskracht waarvoor je hem maakte.