Factuur niet betaald: wat je mag doen, en in welke volgorde

Wanneer is een factuur te laat?

Op de dag na de vervaldatum die je op de factuur hebt gezet. Heb je geen termijn afgesproken en niets op de factuur gezet, dan geldt dertig dagen na ontvangst van de factuur.

Zet die termijn er dus altijd op, en spreek hem het liefst vooraf af in je offerte. Dan is er later geen discussie over wanneer "te laat" begint.

In welke volgorde herinner je?

Eerst een vriendelijke herinnering, dan een aanmaning met een termijn, en bij een particulier daarna de verplichte veertiendagenbrief. Pas daarna komen rente, incassokosten of een incassobureau in beeld.

1. 1Een paar dagen na de vervaldatum: korte, vriendelijke herinnering. Ga ervan uit dat het vergeten is, want dat is het meestal.
2. 2Een week later: aanmaning met een concrete termijn en het openstaande bedrag.
3. 3Is je klant een particulier: de veertiendagenbrief. Die is wettelijk verplicht voordat je incassokosten mag rekenen.
4. 4Daarna pas: rente en kosten in rekening brengen, of overdragen aan een incassobureau.

De eerste stap wordt vaak overgeslagen omdat hij zacht voelt, maar hij lost het overgrote deel op. Iemand die vergeten is te betalen wordt niet sneller door een dreigende toon — die wordt alleen chagrijnig, en dat kost je de volgende opdracht.

Wat is de veertiendagenbrief precies?

Een aanmaning aan een particulier waarin je hem veertien dagen geeft om alsnog te betalen zonder extra kosten, en waarin je vooraf noemt hoe hoog de incassokosten worden als hij dat niet doet. Zonder die brief mag je die kosten niet rekenen.

Twee dingen gaan hier vaak mis. Ten eerste: de termijn begint te lopen op de dag nadat de brief is ontvangen, niet op de verzenddatum. Reken dus royaal, anders is je brief formeel te kort.

Ten tweede: het bedrag aan incassokosten moet er letterlijk in staan. "Wij brengen incassokosten in rekening" is niet genoeg — er moet een bedrag bij.

U heeft factuur 2026-042 van € 1.250,00 nog niet betaald. De vervaldatum was 12 augustus 2026.

Ik verzoek u het bedrag binnen veertien dagen na ontvangst van deze brief te voldoen. Betaalt u binnen die termijn, dan blijft het bij het openstaande bedrag.

Betaalt u niet binnen veertien dagen, dan breng ik incassokosten in rekening van € 187,50, te vermeerderen met de wettelijke rente.

Hoeveel incassokosten en rente mag je rekenen?

De incassokosten zijn minimaal € 40 en daarboven een percentage van het openstaande bedrag, volgens een wettelijke staffel die aflopend is. De rente is de wettelijke rente, en die is voor handelstransacties tussen bedrijven hoger dan voor particulieren.

De precieze percentages staan hier met opzet niet bij. De staffel staat in een besluit en de rentepercentages worden elk halfjaar opnieuw vastgesteld; een verouderd getal in een artikel is erger dan geen getal. Kijk ze op bij de Rijksoverheid of bij de KVK op het moment dat je ze nodig hebt.

• Minimaal € 40, ook bij een factuur van € 80.
• Daarboven een aflopend percentage: over de eerste schijf een hoger percentage dan over de schijven daarna.
• Rente loopt vanaf de dag na de vervaldatum, niet vanaf je eerste herinnering.
• Btw over incassokosten mag je alleen doorberekenen als je die zelf niet kunt verrekenen.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Als de veertiendagenbrief is verstreken en er ook geen contact meer is. Blijft de klant wél reageren en is er een reden — een geschil over het werk, of tijdelijk geldgebrek — dan is een betalingsregeling bijna altijd sneller en goedkoper.

Een incassobureau kost je een deel van het bedrag en vrijwel zeker de klantrelatie. Dat kan de juiste keuze zijn, maar maak hem bewust en niet uit frustratie.

Gaat het over een geschil en niet over onwil, los dat dan eerst op. Een klant die vindt dat het werk niet klopt, betaalt niet door een aanmaning maar door een gesprek — en als hij gelijk heeft, ben je bij de rechter alsnog de klos.

Hoe voorkom je dit de volgende keer?

Factureer direct na oplevering, zet de vervaldatum op de factuur, en laat een systeem de termijn bewaken. Late facturen worden later betaald, en facturen waar niemand achteraan gaat blijven het langst open staan.

• Factureer binnen een paar dagen na oplevering, niet aan het eind van de maand. Hoe verser het werk, hoe sneller er betaald wordt.
• Werk bij grotere klussen met termijnen: een deel vooraf, een deel bij aanvang, de rest bij oplevering.
• Zet een iDEAL-link of betaalknop op de factuur. Eén klik scheelt meer dan je denkt.
• Laat een systeem de vervaldatum bewaken in plaats van je geheugen.

Veelgestelde vragen

Mag je een factuur verhogen als er niet betaald wordt?

Nee, het factuurbedrag zelf blijft staan. Wat je erbij mag rekenen zijn de wettelijke rente en incassokosten, en dat zijn aparte posten — geen verhoging van de factuur.

Moet je de veertiendagenbrief aangetekend versturen?

Het hoeft niet, maar het helpt als het ooit voor de rechter komt: dan kun je aantonen wanneer hij is ontvangen. Bij grotere bedragen is het de kosten waard.

Hoelang kun je een onbetaalde factuur nog opeisen?

Bij een particulier verjaart de vordering meestal na twee jaar, tussen bedrijven na vijf jaar. Je kunt die termijn stuiten door schriftelijk aan te manen — dan begint hij opnieuw.

Mag je werk stilleggen als er niet betaald wordt?

Vaak wel, maar niet zomaar. Kondig het schriftelijk aan, geef een termijn, en leg pas stil als die verstrijkt. Zonder aankondiging loop je het risico dat jij wanprestatie pleegt in plaats van je klant.

Wat doe je als de klant zegt dat het werk niet goed is?

Behandel dat los van de betaling. Vraag precies wat er niet klopt, ga kijken, en leg schriftelijk vast wat je afspreekt. Een klacht die je negeert wordt een reden om niet te betalen — ook als hij ongegrond is.