Offerteprogramma kiezen: zeven vragen die het verschil maken

Kom je bij je eigen gegevens als je stopt?

Dit is de belangrijkste vraag en bijna niemand stelt hem. Vraag voordat je begint hoe je je klanten, offertes en facturen eruit krijgt, en in welk bestandsformaat. Kan dat niet, dan zit je vast zodra het je niet meer bevalt.

Je facturen moet je zeven jaar bewaren. Als die alleen in het systeem van je leverancier bestaan en je kunt ze er niet uit halen, dan is opzeggen geen optie meer — ongeacht de prijs of de service.

Een goed antwoord klinkt als: je kunt op elk moment een export maken van al je gegevens, in een formaat dat je elders kunt inlezen. Een slecht antwoord klinkt als: neem contact op met support.

Praat het programma de taal van jouw vak?

Een elektricien meet niet in, die schouwt. Een loodgieter met een lekkage heeft geen offertetraject van drie weken. Staan er stappen en standaardteksten in die niet bij jouw werk passen, dan ga je ze aanpassen of negeren — en dan gebruik je het systeem niet.

Dit klinkt als een detail maar het bepaalt of je het volhoudt. Software die je bij elke stap dwingt tot woorden die je zelf nooit zou gebruiken, voelt als een formulier in plaats van als gereedschap.

Vraag bij een demo of je de fases en de standaardberichten kunt aanpassen, en of er iets klaarstaat dat bij jouw vak past. Beide antwoorden zeggen iets: het eerste over flexibiliteit, het tweede over of ze hun klanten kennen.

Zie je of de klant je offerte heeft geopend?

Dat bepaalt wat je in je opvolging schrijft. Iemand die je offerte drie keer heeft bekeken twijfelt over de inhoud; iemand die hem nooit opende is hem kwijt. Zonder die informatie schrijf je elke opvolgmail blind.

Bij een pdf in de bijlage weet je niets. Bij een offerte die je via een link verstuurt, zie je of hij geopend is, hoe vaak en wanneer voor het laatst.

Herinnert het je eraan om op te volgen?

De meeste offertes gaan niet verloren op prijs maar doordat er niemand meer achteraan ging. Een systeem dat je erop wijst dat een dossier stilstaat, verdient zichzelf sneller terug dan een systeem dat mooiere offertes maakt.

Let bij een demo op het verschil tussen een lijst en een signaal. Een lijst met openstaande offertes moet je zelf gaan bekijken. Een signaal komt naar je toe: dit dossier staat twaalf dagen stil, en er staat geen volgende stap gepland.

Gaat offerte naar factuur met één knop?

Bedragen overtypen van een offerte naar een factuur gaat negentien keer goed en de twintigste keer niet. Dan staat er een verkeerd bedrag op een document dat zeven jaar bewaard moet blijven.

Let er ook op wat er gebeurt met een geaccepteerde offerte: blijft die bewaard als bewijs van de afspraak? Dat is wat er onder je factuur ligt als er ooit discussie komt.

Wat kost het als je groeit?

Kijk niet naar de instapprijs maar naar wat er gebeurt bij de tweede en derde medewerker. Bij veel aanbieders betaal je per gebruiker, en dan verdubbelt de prijs op het moment dat je je eerste man aanneemt.

Kun je het proberen zonder creditcard?

Een proefperiode waarvoor je je betaalgegevens moet achterlaten, is geen proefperiode maar een abonnement met bedenktijd. Kun je niet proberen zonder te betalen, vraag je dan af waarom.

Gebruik die proefperiode ook echt: zet er drie echte klussen in, verstuur een echte offerte, maak er een factuur van. Een demo laat zien hoe het werkt als alles klopt; je eigen werk laat zien of het bij je past.

Veelgestelde vragen

Wat kost een offerteprogramma gemiddeld?

Voor zelfstandigen en kleine bedrijven in Nederland en België ligt het meestal tussen de € 30 en € 150 per maand, afhankelijk van het aantal gebruikers en of facturatie erbij zit. Let bij het vergelijken op wat er buiten de prijs valt.

Is gratis offertesoftware genoeg?

Voor een paar offertes per maand vaak wel. Kijk waar de grens zit: gratis varianten beperken meestal het aantal documenten, zetten hun eigen naam op je offerte, of laten je niet bij je gegevens als je stopt. Dat laatste is het belangrijkste om vooraf te controleren.

Heb ik een apart boekhoudprogramma nodig?

Meestal wel. Een offerteprogramma maakt facturen; een boekhoudprogramma doet de btw-aangifte en het grootboek. Let erop dat de twee kunnen koppelen, anders typ je alles twee keer over.

Kan ik mijn bestaande klanten overzetten?

Bij de meeste aanbieders wel, via een Excel- of csv-bestand. Vraag het vooraf en vraag ook of ze meehelpen: de eerste import is het moment waarop mensen afhaken.

Werkt het ook op de telefoon?

Kijk of het echt bruikbaar is op een klein scherm en niet alleen technisch werkt. Het moment dat het ertoe doet is op de klus, met handschoenen aan, bij slecht bereik — niet achter je bureau.